Efektifitas Implementasi SMM ISO 9001: 2008 Pada Pendidikan Kejuruan

ABSTRACT

by.

Aprianto

The Effectiveness of Implementation of Quality Management System (QMS) ISO 9001: 2008 on Vocational Education

This study focuses on the effectiveness of implementation through the Quality Management System ( QMS ) especially ISO 9001: 2008 including 8  principles: (1) customers focus, (2) leadership, (3 ) involving people, (4) process approach, (5) systems approach, (6) continuous improvement, (7) factual decision making, and (8) mutually beneficial supplier relationships, in order to fulfill customer satisfaction with the high absorption of graduates in business and industry, as well as understand the constraints and its effects after implementing ISO QMS 9001: 2008.

Research method used were descriptive analytical method with qualitative approach. The use of this method and approach is started from the main purpose of research, namely to describe and analyze the data and information field in accordance with actual conditions. The research location is SMK Negeri 13 Bandung as a Vocational High School which got the first certification ISO 9001: 2000, as the international standard pioneer in West Java from PT. TUV International Indonesia. Again in 2009, this school can upgrade the latest version of its certification  with ISO 9001:2008. The respondents were both parties internal customers including teachers, employees, staff elements and external customers such as students, parents or society, government/jobs.

From the result of the research, known that the impact of implementation of ISO 9001: 2008 in SMK Negeri 13 Bandung were : making the work system be a standard document, ensuring the process carried out in accordance with established management system, improving employee’s motivation, carrying out a job in a clear relationship between parts involved, standardizing the various policies and operating procedures in the organization, establishing a solid foundation in building attitude and desire for any progress and increasing image quality organization in the market, with that results can enhance the efficiency and quality of graduates for the fulfillment of customer satisfaction which was marked by high rates of graduates absorption in the world of employement.

Keywords : Quality Management System ( QMS ), customer satisfaction

A. Latar Belakang Masalah

Rintisan Sekolah Berstandar Internasional (RSBI) sebagai langkah pemerintah untuk mengejar ketertinggalan mutu pendidikan di tanah air. Untuk dapat menjadi sekolah dengan label RSBI, salah satu standar yang bisa diterapkan untuk menjadi sekolah standar internasional adalah dengan memenuhi persyaratan ISO khususnya Sistem Manajemen Mutu ( SMM ) ISO 9001 : 2008. Untuk memperoleh sertifikat tersebut, sekolah harus menunjukkan proses belajar mengajar yang terpadu antara teori dan praktek, pelayanan kepada siswa, orang tua dan masyarakat, termasuk dunia usaha dan industri serta pemerintah.

Sampai dengan tahun 2009, berdasarkan data dari Direktorat Pembinaan SMK Kementerian Pendidikan Nasional, jumlah SMK Rintisan Sekolah Berstandar Internasional ( RSBI ) sebanyak 247 buah. Jumlah ini akan terus dipacu agar pada tahun-tahun mendatang setiap sekolah di masing- masing kabupaten/kota agar memiliki SMK RSBI sebagaimana amanat Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional Pasal 50 Ayat 3 yang menyatakan “Pemerintah dan/atau pemerintahan daerah menyelenggarakan sekurang-kurangnya satu satuan pendidikan pada semua jenjang pendidikan, untuk dikembangkan menjadi satuan pendidikan yang bertaraf internasional ” dan  kemudian Peraturan Pemerintah Nomor 19 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan dalam Pasal 61 Ayat(1) menyatakan bahwa: ‘’Pemerintah bersama-sama pemerintah daerah menyelenggarakan sekurang-kurangnya satu sekolah pada jenjang pendidikan dasar dan sekurang-kurangnya satu sekolah pada jenjang pendidikan menengah untuk dikembangkan menjadi sekolah bertaraf internasional “.

SMK Negeri 13 Bandung sebagai sekolah pertama di Jawa Barat meraih sertifikat Sistem Manajemen Mutu ( SMM ) ISO 9001 : 2000 dari PT. TUV International Indonesia pada tahun 2005 dan pada tahun 2009 telah meng-upgrade standar terbaru yaitu SMM ISO 9001 : 2008. Berhasilnya sekolah ini meraih sertifikat SMM ISO 9001 : 2008 karena kemampuan organisasi sekolah menerapkan sistem manajemen yang bagus, ditunjang dengan kompetensi guru, dukungan staf dan warga sekolah dalam peyelenggaraan kegiatan belajar mengajar dan pemasaran lulusan serta  fasilitas belajar demi menunjang kelancaran Proses Belajar Mengajar (PBM).

B. Permasalahan

Dengan melihat fenomena yang ada dan untuk menuntun penulis dalam penelitian ini, penulis merumuskan masalahnya yaitu “ Bagaimanakah efektifitas implementasi SMM ISO 9001 : 2008 pada SMK Negeri 13 Bandung dalam memenuhi  customer satisfaction)? ”,  yang kemudian formulasikan dalam pertanyaan- pertanyaan penelitian berikut :

1. Bagaimanakah efektifitas implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008  berdasarkan pada 8 ( delapan ) prinsip manajemen mutu pada SMK Negeri 13 Bandung ?
2. Bagaimanakah kendala-kendala dalam mengimplementasikan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008  pada SMK Negeri 13 Bandung ?
3. Bagaimanakah dampak implementasi  Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008 terhadap kinerja  SMK Negeri 13 Bandung ?

C. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan penelitian ini adalah :

1. Mendeskripsikan dan mengkaji efektifitas implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008  berdasarkan pada 8 ( delapan ) prinsip manajemen mutu pada SMK Negeri 13 Bandung.
2. Mendeskripsikan dan mengkaji efektifitas kendala- kendala implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008 di SMK Negeri 13 Bandung
3. Mendeskripsikan dan mengkaji dampak implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008 di SMK Negeri 13 Bandung

D. Manfaat Penelitian

Manfaat dari hasil penelitian antara lain: (1) bagi Dinas Pendidikan di Indonesia, diharapkan dapat memberikan konsep dasar berdasarkan fakta empirik dari lapangan tentang implementasi SMM ISO 9001 : 2008 pada pendidikan kejuruan ; (2) bagi SMK, diharapkan dapat menjadi pedoman yang aplikatif dalam mempersiapkan sekolahnya untuk menjadi SMK bertaraf internasional melalui implementasi SMM ISO 9001 : 2008 ; ( 3 ) bagi pembaca dan peneliti sejenis, diharapkan dapat memberikan sumbangan pemikiran untuk mengadakan pengkajian lebih komprehensif tentang implementasi ISO 9001 : 2008 pada pendidikan kejuruan.

E. Landasan Teori

Berdasarkan hasil survei Vloeberghs dan Bellens dalam Susanti (1999) di Belgia menunjukkan alasan utama untuk menerapkan ISO 9000 adalah:

a)    Untuk meningkatkan image mutu organisasi di pasar.

b)   Untuk meningkatkan efisiensi dan pengendalian organisasi.

c)    Untuk meningkatkan mutu produk dan jasa.

d)   Untuk menggabungkan dan memperluas market share.

e)    Karena permintaan dan/atau pertanyaan dari konsumen.

f)    Keputusan manajemen perusahaan.

g)   Permulaan yang tepat untuk Total Quality Management.

h)   Mengurangi resiko pertanggungjawaban produk.

Demikian pula Department of Trade Industrymengatakan fungsi dari ISO 9000 adalah “A set of co-ordinated activities to direct and control an organisation in order tocontinuosly improve the effectiveness and efficiency of its performance.”

Pendapat lainnya dikemukan oleh Hoyle (2006:109-110) mengatakan bahwa :

“ ISO 9001 can be used in contractual situations where the customer requires its suppliers to demonstrate they have the capability to consistently produce product that meets customer requirements. The theory is that if suppliers can show they do all the things in ISO 9001, only conforming product would be shipped to customers. This would (in theory) reduce the need for customers to verify product on receipt. Third parties can also use the standard to assess the capability of organizations to provide product that meets customer and regulatory requirements. Organizations can use ISO 9001 as a model in designing their management systems providing they also use ISO 9000 and ISO 9004”.

Dapat ditarik benang merah dari beberapa uraian di atas, bahwa yang menjadi alasan memilih penerapan ISO dalam sebuah organisasi oleh berbagai keuntungan :

• Dapat dipergunakan oleh semua organisasi profit maupun non profit.
• Mudah diterapkan, bahasanya jelas sehingga mudah dimengerti.
• Menyesuaikan dengan proses yang ada pada organisasi
• Mendorong penyempurnaan kinerja organisasi.
• Berorientasi pada perbaikan/penyempurnaan yang berkelanjutan dan upaya peningkatan kepuasan pelanggan.
• Mudah dipadukan dengan standar sistem manajemen lainnya.

Penerapan prinsip manajemen mutu tidak hanya menyediakan keuntungan secara langsung terhadap perancangan sistem manajemen mutu, tetapi juga memberikan kontribusi keuntungan pada pengelolaan biaya dan risiko. Sistem manajemen mutu yang efektif dapat memastikan bahwa kegiatan-kegiatan dalam hal ini ini pendidikan kejuruan dapat diawasi.

Pada sistem manajemen mutu ISO 9001 : 2008, terdapat delapan prinsip manajemen mutu yang berintegrasi pada klausul- klausul ISO itu sendiri          ( Suardi, 2004 ) :

1. Fokus pada Pelanggan ( Costumer focus )
2. Kepemimpinan ( Leadership )
3. Keterlibatan Personel  ( Involving people )
4. Pendekatan Proses ( Process approach )
5. Pendekatan Sistem Pengelolaan ( Systems approach )
6. Peningkatan Berkesinambungan ( Continuos improvement )
7. Pembuatan Keputusan Berdasarkan Fakta ( Factual decision making )
8. Hubungan Saling Menguntungkan dengan Mitra Kerja/ Pemasok ( Mutually beneficial supplier relationships )

F. Metode Penelitian

Penelitian ini bertujuan melihat sejauh mana efektifitas implementasi Sistem Manajemen Mutu ( SMM ) ISO 9001 : 2008 pada pendidikan kejuruan dalam penerapan 8 prinsip manajemen mutu, sebagai upaya memenuhi customer satisfaction, yang diharapkan dapat digunakan sebagai pola yang aplikatif bagi SMK dalam mempersiapkan dirinya menjadi sekolah bertaraf internasional melalui sertifikat SMM ISO 9001 : 2008. Sejalan dengan uraian tersebut, dengan melihat fenomena atau gejala sosial antara bagian yang satu dengan bagian yang lain tidak dapat dipisahkan (holistik) dan usaha peneliti untuk mengungkapkan data dan memahami makna di balik kenyataan yang ada dengan cara  masuk pada sumber langsung dari subjek penelitian melalui observasi, wawancara mendalam  (in dept interview),  dan study dokumentasi tentang implementasi SMM ISO 9001 : 2008 di SMK Negeri 13 Bandung, maka pendekatan yang  digunakan adalah metode deskriptif analitik dengan pendekatan kualititatif. Penggunaan  metode  dan pendekatan ini berawal dari tujuan pokok penelitian, yaitu untuk mendeskripsikan dan menganalisa data dan informasi lapangan sesuai dengan keadaan sebenarnya.

G. Hasil Penelitian

Sesuai dengan persyaratan SMM ISO 9001 : 2008 bahwa organisasi yang mengadopsi sistem ini harus menerapkan 8 prinsip manajemen mutu. Dari hasil temuan di lapangan bahwa implementasi SMM ISO 9001 : 2008 di SMK Negeri 13 Bandung telah berjalan efektif berdasarkan 8 prinsip manajemen mutu yang dijalankan saling kait mengkait dan sesuai dengan klausul-klausul ISO itu sendiri. Beberapa hal dapat yang diperhatikan dalam implementasi tersebut, yaitu adanya management review setiap 6 bulan sekali yang digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan ditingkat pimpinan puncak demi dilakukan perbaikan lebih lanjut ( continuos improvement ) dalam usaha memenuhi customer satisfaction.

Untuk mengukur keberhasilan implementasi SMM di dunia pendidikan/sekolah, tidak sama dengan indikator-indikator di perusahaan manufaktur, karena core-businessnya jelas berbeda. Sebagai yang dipaparkan Slamet  ( 1999 ), bahwa sifat-sifat pokok mutu jasa,  mengandung unsur-unsur: (1) Tangible (bukti fisik), yaitu meliputi fisik, perlengkapan, karyawan/staf pengajar, dan sarana komunikasi. Misalnya, fasilitas pembelajaran (gedung), fasilitas laboratorium, fasilitas perpustakaan, media pembelajaran, kantin, tempat parker, sarana ibadah, fasilitas olahraga, serta busana penampilan staf administrasi maupun staf pengajar, (2) Reliability (keandalan), yakni kemampuan memberikan pelayanan yang dijanjikan dengan segera atau cepat, akurat, dan memuaskan. Misalnya, mata ajaran yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan, jadwal pembelajaran, proses pembelajaran yang akurat, penilaian yang objektif, bimbingan dan penyuluhan, serta aktivitas lain yang semuanya untuk memperlancar proses pembelajaran peserta didik, (3) Responsiveness (daya tanggap), yaitu kemauan/ kesediaan para staf untuk membantu para peserta didik dan memberikan pelayanan cepat tanggap. Misalnya guru pembimbing mudah ditemui konsultasi. Proses pembelajaran interaktif sehingga memungkinkan peserta didik lebih memperluas wawasan berfikir dan kreatifitasnya. Prosedur administrasi lembaga pendidikan menjadi lebih sederhana, (4) Assurance (jaminan), yaitu mencakup pengetahuan, kompetensi, kesopanan, respek terhadap peserta didik, serta memiliki sifat dapat dipercaya, bebas dari bahaya dan keragu-raguan. Misalnya, seluruh staf administrasi, staf pengajar, maupun pejabat structural harus benar-benar kompeten di bidangnya sehingga reputasi lembaga pendidikan positif di mata masyarakat, dan (5) Empathy (empati), yaitu kemudahan dalam melakukan hubungan, komunikasi dengan baik, perhatian pribadi, dan memahami kebutuhan peserta didiknya. Misalnya, staf pengajar mengenal siswanya yang mengikuti proses pembelajran, guru bisa benar-benar berperan sesuai fungsinya, perhatian yang tulus diberikan kepada para siswanya untuk kemudahan mendapatkan pelayanan, keramahan dan komunikasi, demi kepuasan pelanggan internal : fasilitas, kompetensi guru, layanan wali kelas, layanan akademis maupun dan kepuasan pelanggan eksternal : kompetensi lulusan, kerja team (team work) dan sikap (attitude).

Sejalan dengan pendapat di atas, maka ukuran keberhasilan implementasi SMM ISO 9001 : 2008 di SMK Negeri 13 Bandung dapat penulis paparkan pada indikator-indikator berikut ( disarikan dari Bambang Kesit ) :

1. Produktifitas Pembelajaran. Jumlah persentase mata pelajaran dengan jumlah pertemuan tatap muka sesuai dengan standar yang telah ditetapkan, jumlah persentase bahan ajar yang tersedia dari jumlah mata pelajaran yang diselenggarakan, jumlah persentase silabus pembelajaran tersedia sesuai dengan jumlah mata pembelajaran yang diselenggarkan, dan jumlah persentase guru yang hadir sesuai dengan standar pertemuan yang telah ditetapkan sehingga ini berdampak juga dengan prestasi siswa.
2. Produktifitas Guru Dan Karyawan, tingginya angka persentase karyawan yang IKK-nya di atas 3, guru yang IKD-nya di atas 3, dan unit satuan kerja yang IKSK-nya di atas 3, serta tingginya persentase guru mengikuti kegiatan ilmiah.
3. Efisiensi Proses Internal, misalnya persentase angka kelulusan tiap tahun 100 persen tanpa joki dan persentase unit satuan kerja yang mampu melayani tepat waktu.
4. Efektifitas Pendanaan, terpenuhinya kebutuhan sekolah melalui dana dari BP-3/Komite Sekolah/ APBD/ BOS,  tersedianya dana untuk pengembangan SDM guru dan karyawan seta untuk pengembangan fasilitas pendidikan.
5. Ketersediaan Dokumen, tersedianya dokumen sistem mutu beserta rekaman mutu di tempat yang terkait. Dokumen dan rekaman mutu ditentukan dengan jelas dan diterapkan secara konsisten seta mudah diambil dan disajikan ketika dibutuhkan.
6. Kemudahan Telusur Dokumen, isi dokumen mudah ditelusur untuk melihat urutan kronologis proses dan bagian yang mengerjakannya sehingga ketika ada masalah mudah diketahui dan dengan cepat diatasi atau dicari solusinya. Dan kemudahan ini dapat menghindari saling lepas tanggungjawab.
7. Mutu Jasa, proses yang terekam dan terdokumentasi dengan teratur dan konsisten sehingga kualitas jasa yang dihasilkan akan menjadi lebih baik dan terkendali demi mengurangi tingkat kesalahan dan ketidaktepatan dari jasa yang dihasilkan.
8. Keluhan Pelanggan, memberikan kepuasan kepada siswa dan stakeholders lainnya bila ada keluhan atau complain atas ketidakpuasan dalam penyelenggaraan proses pendidikan.

H. Kesimpulan

Berdasarkan hasil deskripsi dan analisa data pada Bab IV, maka dapat disimpulkan bahwa :

Pertama, implementasi SMM ISO 9001 : 2008 melalui  8 prinsip manajemen mutu di SMK Negeri 13 Bandung sudah berjalan efektif, hal ini nampak pada upaya sekolah dalam pengelolaan pendidikan bermutu yang ditandai dengan angka keterserapan lulusan yang tinggi sehingga sekolah telah  mampu memenuhi customer satisfaction dan telah menganut sifat-sifat pokok mutu jasa pendidikan.

Kedua, kendala – kendala implementasi SMM ISO 9001 : 2008 di SMK Negeri 13 Bandung menyangkut perubahan sikap, mental, prilaku seluruh unsur yang ada di sekolah, masih rendahnya self-initiative, sense of quality dan sense of rensposibilty adalah hal-hal yang menghambat efektifnya implementasi SMM ISO 9001 : 2008, sedangkan SDM, fasilitas dan dana tidak menjadi masalah yang sangat krusial atas hasil wawancara dan pengamatan di lapangan.

Ketiga, implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008 di SMK Negeri 13 Bandung membawa dampak yaitu membuat sistem kerja menjadi standar yang terdokumentasi, menjamin bahwa proses yang dilaksanakan sesuai dengan sistem manajemen yang ditetapkan, semangat pegawai ditingkatkan karena mereka merasa adanya kejelasan kerja sehingga mereka bekerja dengan efisien, adanya kejelasan hubungan antara bagian yang terlibat dalam melaksanakan suatu pekerjaan, dapat menstandarisasi berbagai kebijakan dan prosedur operasi yang berlaku di seluruh organisasi sekolah, menetapkan suatu dasar yang kokoh dalam membangun sikap dan keinginan bagi setiap kemajuan atau peningkatan.meningkatkan image mutu organisasi di pasar sehingga mampu meningkatkan efisiensi dan mutu lulusan demi terpenuhinya customer satisfaction yang ditandai dengan tingginya angka keterserapan lulusan di dunia kerja sebagai ciri sebuah SMK yang bermutu.

DAFTAR PUSTAKA

Barlow, M.L. (1974). The Philosophy for Quality Vocational Education Programs. Washington, DC: American Vocational Assosiation, Inc.

Cascio, Wayne F. (1991), “Applied Psychology in Personal Management”, Prentice Hall, Englewood Cliffs, New Jersey.

Depdiknas RI (2006). Naskah Pengembangan SMK Bertaraf Internasional, Jakarta : Direktorat Pembinaan SMK

Depdiknas RI. (2003). Undang- Undang RI. No. 20 tahun 2003 Sistem Pendidikan Nasional. Jakarta: Biro Hukum dan Organisasi Sekjen Depdiknas.

Evans, J.R. and Lindsay. W.M (2005). The Management and Control of Quality, Sixth Edition, Singapore, Thomson South Western

Goestc, D.L. and S. Davis (1994). Introduction to Total Quality: Quality, Productivity, Competitiveness. Englewood, Cliffs,N.J: Prentice Hall International, Inc.

Hoyle, David.(2006). ISO 9000 Quality Systems Handbook, Fifth Edition. Great

Britain

Juran, J.M and Godfrey, A.B. ( 1999). Juran’s Quality Handbook (5th Edition), New York, McGraw-Hill

Sallis, E., (1993). Total Quality Management In Education. London: Kogan Page Ltd.

Scheerens, Jaap (2003). Peningkatan Mutu Sekolah, Jakarta, PT. Logos Wacana Ilmu

Suardi, Rudi (2001). Sistem Manajemen Mutu ISO 9000:2000, Penerapannya untuk mencapai TQM. Jakarta: PPM.

Sudjana, N. dan Ibrahim, R. (1988). Penelitian dan Penilaian Pendidikan. Bandung: Sinar Bandung.

Tjiptono, F. dan Diana, A., (1996). Total Quality Management. Yogyakarta: Penerbit ANDI